★会議効率化は日本の急務

私は９年前から、会議を効率的に進めるファシリテーションセミナーの講師を務めています。

セミナーの参加者に話を聞くと、極めて多くの会社が非効率な会議を何とかしたい、もっと効率的な時間の使い方をしたい、と思っています。

しかし、無駄だとは思っているものの、非効率な会議をどうすれば効率化できるかがわからない、という人が多いのではないでしょうか。

今回は、会議を効率化するポイントを３つご紹介します。

 

 

★終了時間を守る

１つ目は、終了時間を守ることです。

これは会議を効率的かつ効果的なものにするために非常に重要なことです。

世の中には、終了時間を決めずに会議をしたり、決めていてもダラダラと延長してなかなか時間通りに終わらない、という会社がとても多いですね。

こうした終了時間の概念がない会議は、まず間違いなく非効率です。

時間という枠をしっかりはめると、その中でどのように話を進めようか、と考えることが出来るようになります。

従って、私は、自分がコントロールする会議やセミナーは、どんなことがあっても時間通りに終わらせます。

但し、単に「時間が来たからこれで終わりましょう」と途中で議論をぶった切るのではありません。

残りの時間を見ながらこの会議の落とし所を常に考えながら進行しています。

例えば、議論の結論が時間までに出せそうにないなら、途中で「後２０分ですので、今日はここまで決めて終わりにしましょう」と会議のゴールを変更して時間通りに終わらせます。

この意識を持つと持たないとでは、会議の効率が驚くほど違ってきます。

ぜひ終了時間は死守する、という意識を持ってください。



★会議の目的を明確にする

２つ目は、会議の目的を明確にすることです。

具体的に言うと、この会議が終わった時、どういう状態になっていたいか、ということをハッキリさせるということです。

• 議題について結論を出す


• 提示案について参加者の意見を聞く


• 制度変更の方向性について異論がないか確認する


• 新しい商品に関するアイデアを出して参加者で共有する

上に例示したように、会議の目的は様々です。

しかし、ファシリテーションセミナーの参加者に聞いてみると、会議の目的をハッキリさせずに開催していることがとても多いです。

特に定例的に開催されている会議はこの目的意識が希薄になりがちで、「来週の定例会議、議題を何にしようか」という会話が交わされることもよくあります。

会議を開くこと自体が目的になってしまっているのです。

こういう会議は本来の目的を今一度見直して明確にすべきです。

ぜひ会議の目的＝ゴールイメージを見直してみてください。

 

★議題を具体的に設定する

そして３つ目は、議題を具体的に設定することです。

• 働き方改革への取組について意見を出してください


• 新たな新規開拓の方法について意見を出してください

こうした議題で会議が開催されることがよくあります。

しかし、これらの議題は抽象的すぎて、どういう意見を言えばいいのか、戸惑う人も多いのではないでしょうか。

また、意見が出たとしても、様々な領域、色々な観点で意見が出されるので収拾がつかなくなります。

結果として、せっかく出た意見をうまくとりまとめられず、先に進めない会議になってしまうのです。

• 在宅勤務についてあなたが今感じている問題点とその解決案を述べてください


• 今後、我が社は３０代の女性を顧客とするためにメディアの活用方法について意見を出してください

このように、どういう意見を出して欲しいのか具体的に設定することで、参加者は意見が言いやすくなります。

また、論点が予め絞られていますので、出てきた意見をまとめることも容易になります。

ぜひ会議の目的を明確にした後、何をしたい会議なのか、議題を具体的に設定してみてください。



★ファシリテーションセミナーに参加しませんか？

今回は会議を効率的にするためのポイントを３つだけご紹介しました。

私が講師を務めるファシリテーションセミナーでは、そもそも会議は何のために開くのか、ということから、具体的な会議のあり方、進め方まで具体的にお伝えし、実際に使えるよう演習を繰り返し行っています。

おかげさまで毎回、大変好評をいただいており、社員を定期的に派遣いただいている会社も多数あります。

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